Una persona promedio pasa entre el 35 % y el 50 % de su tiempo laboral en salas de conferencias. Las reuniones largas e ineficientes pueden minar la creatividad, la productividad y la moral en el trabajo. Pero las reuniones no tienen por qué ser una lata. Para fomentar una cultura laboral positiva, es fundamental prepararse con antelación y asegurarse de que la sala de conferencias esté equipada con los elementos esenciales para mantener a los empleados en un estado mental creativo y resolutivo.
Aquí hay cinco consejos sencillos sobre cómo hacer que su sala de conferencias sea más productiva y maximizar la creatividad:
Asegúrese de que compartir presentaciones remotas sea sencillo y seguro
Más del 43 % de los empleados afirman haber dedicado tiempo este último año al teletrabajo, una estadística en constante aumento. Las empresas han informado que ofrecer teletrabajo a sus empleados puede impulsar su eficiencia y mejorar su moral general.
Al mostrar una presentación, puede ser un desafío mostrar la información en la pantalla grande de la sala de conferencias y también en línea para que los empleados que no están físicamente presentes puedan verla digitalmente de manera segura. La pantalla táctil capacitiva Mimo Vue Capture con captura HDMI Resuelve este problema y elimina la necesidad de unidades USB. Gracias a la tarjeta de captura integrada y a la capacidad de digitalizar datos de forma segura, facilita las conferencias y proporciona una forma rápida y segura de sincronizar a todos en diferentes dispositivos y ubicaciones.
Crear un entorno colaborativo
Se ha demostrado que el espacio para moverse y el acto de escribir cosas tienen un impacto positivo en la creatividad, la colaboración y la retención de la memoria, todo lo cual hace que las reuniones sean más divertidas y aumentan la eficiencia.
El movimiento está directamente relacionado con una mejor generación de ideas, por lo que las mejores ideas suelen surgir cuando los empleados pueden aprovechar su creatividad y moverse con libertad. Disponga la sala de conferencias de forma que fomente el movimiento y que los asistentes se levanten y se muevan para facilitar el flujo de ideas. Coloque los escritorios uno frente al otro para fomentar la conversación, la lluvia de ideas y la colaboración cuando los asistentes estén sentados.
Los estudios también demuestran que escribir en lugar de mecanografiar ofrece muchos beneficios en términos de retención de memoria y creatividad. Puede ser útil tener una pizarra blanca a mano con rotuladores útiles para animar a los participantes de la reunión a anotar sus ideas colectivamente.
Manténgase al tanto de cuándo está disponible la sala de conferencias
Las salas de conferencias pueden ser un proceso digital frustrante con horarios en constante evolución y múltiples salas de conferencias en el lugar.
Manteniendo una tableta como la Mimo Adapt-IQ 10.1” con LED El exterior de la sala de conferencias permite a los empleados saber si una sala está en uso o disponible. El verde indica que la sala está disponible y el rojo, que está en uso. Es una forma accesible, intuitiva y que ahorra tiempo de tener la disponibilidad de la sala de conferencias actualizada en tiempo real.
Garantizar la comodidad
La sala de conferencias siempre debe diseñarse priorizando la comodidad de los empleados. No hay forma más rápida de acabar con la creatividad y generar malas actitudes que colocar a los empleados en asientos incómodos sin agua ni comida.
Este es un lugar donde la comodidad debe primar sobre el estilo (aunque es posible tener ambas). Asegúrese de que la sala de conferencias tenga sillas diseñadas para la comodidad, no solo para la estética. Para fomentar la colaboración y la productividad, tenga agua y comida a mano para fomentar la creatividad. Las reuniones serán mucho más productivas si los empleados están cómodos y tienen cubiertas todas sus necesidades básicas.
Hardware, software y cables para conectividad en línea
No hay nada más frustrante que tener a todos en la sala de conferencias listos para empezar la reunión cuando se pierde el cable correcto, la reunión en línea no se sincroniza correctamente o alguien olvida la cámara USB. Para evitar que esto suceda, equipe su sala de conferencias con conectividad en línea y asegúrese siempre de estar preparado para imprevistos.
Mantenga sus cables y adaptadores organizados y tenga siempre acceso a un adaptador para MHL (teléfonos Android), Lighting a HDMI (iPhone), Display Port (Mac y portátiles nuevos) y Mini y Micro HDMI (otros portátiles).
Además, para prepararse para las reuniones en línea, es fundamental contar con un software sincronizado, una sala de conferencias con hardware diseñado para manejar reuniones de forma remota, un buen altavoz y una cámara USB de alta calidad con inclinación, panorámica y zoom.
