En moyenne, une personne passe entre 35 et 50 % de son temps de travail en salle de conférence. Des réunions longues et inefficaces peuvent nuire à la créativité, à la productivité et au moral des équipes. Mais les réunions ne doivent pas être une corvée. Pour instaurer une culture d'entreprise positive, il est essentiel de se préparer à l'avance et de s'assurer que la salle de conférence est équipée de l'essentiel pour maintenir l'esprit créatif et propice à la résolution de problèmes.
Voici cinq conseils simples pour rendre votre salle de conférence plus productive et maximiser la créativité :
Assurez-vous que le partage de présentations à distance est simple et sécurisé
Plus de 43 % des employés déclarent avoir passé du temps à travailler à distance l'année dernière, un chiffre en constante augmentation. Les entreprises indiquent que proposer le télétravail à leurs employés peut améliorer leur efficacité et leur moral général.
Lors de la présentation d'une présentation, il peut être difficile d'afficher les informations sur le grand écran de la salle de conférence et également en ligne afin que les employés qui ne sont pas physiquement présents puissent les voir numériquement de manière sécurisée. L'écran tactile capacitif Mimo Vue Capture avec capture HDMI résout ce problème et élimine le besoin de clés USB. Grâce à une carte de capture intégrée et à la possibilité de numériser les données en toute sécurité, les conférences sont fluides et offrent un moyen rapide et sécurisé de synchroniser tous les participants sur tous les appareils et tous les sites.
Créer un environnement collaboratif
Il a été démontré que l’espace pour se déplacer et le fait d’écrire des choses ont tous deux un impact positif sur la créativité, la collaboration et la rétention de la mémoire, ce qui rend les réunions plus amusantes et augmente l’efficacité.
Le mouvement est directement lié à une meilleure génération d'idées. Les meilleures idées naissent donc souvent lorsque les employés peuvent exprimer leur créativité et se déplacer librement. Aménagez la salle de conférence de manière à encourager le mouvement et à inciter les participants à se lever et à bouger pour une meilleure circulation des idées. Placez les bureaux face à face pour favoriser la conversation, le brainstorming et la collaboration lorsque les participants sont assis.
Des études montrent également que l'écriture présente de nombreux avantages par rapport à la saisie au clavier en termes de mémorisation et de créativité. Il peut être utile d'avoir un tableau blanc à disposition avec des marqueurs fonctionnels pour encourager les participants à noter collectivement leurs idées.
Gardez un œil sur la disponibilité de la salle de conférence
Les salles de conférence peuvent être un processus numérique frustrant avec des horaires en constante évolution et plusieurs salles de conférence sur place.
Garder une tablette comme la Mimo Adapt-IQ 10,1 pouces avec LED L'affichage à l'extérieur de la salle de conférence permet aux employés de savoir si une salle est actuellement utilisée ou disponible. Le vert indique que la salle est disponible et le rouge qu'elle est occupée. C'est un moyen accessible, rapide et intuitif de connaître la disponibilité des salles de conférence en temps réel.
Assurer le confort
La salle de conférence doit toujours être conçue en pensant au confort des employés. Rien de tel pour étouffer la créativité et créer de mauvaises attitudes que de placer les employés dans des sièges inconfortables, sans eau ni nourriture.
Dans ce lieu, le confort prime sur le style (même s'il est tout à fait possible d'allier les deux). Assurez-vous que la salle de conférence dispose de chaises conçues pour le confort, et pas seulement pour l'esthétique. Pour encourager la collaboration et la productivité, prévoyez de l'eau et de la nourriture à disposition pour stimuler la créativité. Les réunions seront bien plus productives si les employés sont à l'aise et que tous leurs besoins fondamentaux sont satisfaits.
Matériel, logiciels et câbles pour la connectivité en ligne
Rien n'est plus frustrant que d'avoir tout le monde dans la salle de conférence prêt à commencer la réunion alors que le câble approprié disparaît, que la réunion en ligne ne se synchronise pas correctement ou que quelqu'un a oublié la caméra USB. Pour éviter cela, équipez votre salle de conférence pour la connectivité en ligne et assurez-vous d'être toujours prêt à parer aux imprévus.
Gardez vos câbles et adaptateurs organisés et ayez toujours accès à un adaptateur pour MHL (téléphones Android), éclairage vers HDMI (iPhone), port d'affichage (Mac et nouveaux ordinateurs portables) et Mini et Micro HDMI (autres ordinateurs portables).
De plus, pour préparer les réunions en ligne, il est essentiel de disposer d'un logiciel synchronisé, d'une salle de conférence avec du matériel conçu pour gérer les réunions à distance, d'un bon haut-parleur et d'une caméra USB inclinable/panoramique/zoom de haute qualité.
